Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem

Im Falle von Widersprüchen gilt der deutsche Wortlaut dieser Datenschutzinformation. Die englische Fassung dient nur zu Übersetzungszwecken.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie darüber auf, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie sich auf eine Stelle bei der Digital Energy Solutions GmbH & Co. KG bewerben. Die Erklärung gibt Ihnen dabei einen Überblick, wie wir den Datenschutz gewährleisten, welche Art von Daten zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei im Einklang mit den Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: „DS-GVO“), den nationalen Datenschutzgesetzen sowie sonstigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

 

1. Verantwortliche Stelle
Datenschutzrechtlich verantwortlich ist die Digital Energy Solutions GmbH & Co. KG, Arnulfstrasse 205, 80634 München. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@digital-energysolutions.de.

 

2. Benötigte Daten
Bei der Bewerbung benötigen wir insbesondere Ihre Kontaktdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie weitere mit der Bewerbung in Verbindung stehende Daten (z.B. Lebenslauf, Qualifikationen und Abschlüsse, Berufserfahrung, persönliche Interessen, Bankdaten für Reisekostenerstattung, etc.). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten fallen (z.B. Angaben zu einer Schwerbehinderung).

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhoben. Die Datenverarbeitung dient der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Zudem verarbeiten wir bei der Bewerbung personenbezogene Daten, die wir aus frei verfügbaren und öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen haben. Soweit wir dabei Daten aus sozialen Netzwerken erheben, erfolgt dies ausschließlich aus Netzwerken, die als berufsorientiert (z.B. Xing, LinkedIn), nicht aber solchen, die als freizeitorientiert anzusehen sind.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Unterrichtung der Schwerbehindertenvertretung SGB IX § 81). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2, Abs. 2 BDSG beruhen. Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor informieren.

Gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO sind wir verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie nicht verpflichtet sind, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne Ihre Daten sind wir jedoch nicht in der Lage, Ihre Bewerbung zu prüfen.

 

3. Löschung Ihrer Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen vorsehen. Sofern keine Einstellung erfolgt, löschen wir Ihre Daten regelmäßig sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).

Im Falle einer Zusage behalten wir uns vor, Ihre Bewerbung auch länger aufzubewahren, sofern das Eintrittsdatum mehr als 6 Monate in der Zukunft liegt. Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, wir jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sind, dass Ihre Bewerbung eventuell für künftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten 24 Monate lang speichern, sofern Sie einer solchen Speicherung und Nutzung ausdrücklich zustimmen. Sofern Sie einer solchen Speicherung und Nutzung zustimmen, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Daneben können wir Ihre Daten in anonymisierter, nicht personenbezogener Form für statistische Auswertungen nutzen.

 

4. Vertrauliche Behandlung Ihrer Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z.B. Personalwesen, Fachbereich) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen.

Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns in den Bereichen EDV, IT oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen jeweils ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wurde.

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung (einschließlich Profiling) im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

 

5. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen:
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und Art. 17 DS-GVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO); bitte wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzbeauftragten.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, (Art. 77 DS-GVO). Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 53 1300
Telefax: +49 (0) 981 53 98 1300
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

 

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung Werbung einzulegen.

 

6. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand September 2018. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

 

– – –

In case of any inconsistency the German wording of this Data protection information shall prevail. The English version is for convenience only.

Data protection information for applicants

This privacy policy explains how we process your personal data when you apply for a job at Digital Energy Solutions GmbH & Co. KG. It gives you an overview of how we guarantee data protection, what kind of data is collected and processed for what purpose and on what legal basis. Your personal data will be processed in accordance with the provisions of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (hereinafter referred to as „GDPR“ – General Data Protection Regulation), the national data protection laws and other data protection provisions.

 

1. Data controller
Digital Energy Solutions GmbH & Co. KG, Arnulfstrasse 205, 80634 Munich, Germany is the data controller and is responsible for your personal data. You can reach our data protection officer at the above address with the addition „To the data protection officer“ or by sending an e-mail to datenschutz@digital-energysolutions.de.

 

2. Required data
When applying, we require in particular your contact details (such as first name, surname, name extensions, private address, (mobile) telephone number, e-mail address) as well as other data in connection with the application (e.g. curriculum vitae, qualifications and degrees, work experience, personal interests, bank data for reimbursement of travel expenses, etc.). This may also include special categories of personal data (e.g. information about a severe disability).

Generally, your personal data is collected directly from you as part of the application process. Data processing serves to initiate an employment relationship. The primary legal basis for this is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR in conjunction with Art. 26 para. 1 BDSG (Federal Data Protection Act). In addition, we process personal data that we have permissibly obtained from freely available and publicly accessible sources when applying. Insofar as we collect data from social networks, this is done exclusively from networks that are professionally oriented (e.g. Xing, LinkedIn), but not from leisure-oriented networks.

Insofar as special categories of personal data pursuant to Art. 9 para. 1 GDPR are processed, this serves the exercise of rights or the fulfilment of legal obligations arising from labour law, social security law and social protection (e.g. notification according to Section 81 of the German Disability Act – SGB IX) within the framework of the application process. This is based on Art. 9 para. 2 lit. b GDPR in conjunction with Art. 26 para. 3 BDSG.

In addition, the processing of special categories of personal data may be subject to consent pursuant to Art. 9 para. 2 lit. a GDPR in conjunction with Art. 26 para. 3 sentence 2, para. 2 BDSG. If the processing of your data is based on a consent, you have the right to revoke the consent at any time with effect for the future.

Should we wish to process your personal data for a purpose not mentioned above, we will inform you of this beforehand.

According to Art. 13 para. 2 lit. e GDPR, we are obliged to inform you that you are not obliged to provide us with your data. Without your data, however, we are not in a position to evaluate your application.

 

3. Deletion of personal data
We will only store your personal data for as long as it is necessary for the application process or as provided for by the storage periods stipulated by law. If you are not hired, we will regularly delete your personal data six months after completion of the application process. In individual cases, individual data may be stored for a longer period of time (e.g. travel expense accounting). The duration of the storage then depends on the legal storage obligations, e.g. from the Fiscal Code of Germany (6 years) or the German Commercial Code (10 years).

In the event of an acceptance, we reserve the right to retain your application for longer if the entry date is more than 6 months in the future. If there has been no recruitment, but – based on your profile – we are of the opinion that your application may be of interest for future job offers, we will store your personal application data for 24 months, provided that you explicitly agree to such storage and use. If you give your consent to such storage and use, you have the right to revoke such consent at any time with effect for the future. In addition, we may use your personal data in anonymous, non-personal form for statistical evaluations.

 

4. Confidentiality of your data
Within our company, only those persons and positions (e.g. human resources, departments) who need your personal data to carry out the application process or to fulfil our legal obligations receive it.

If necessary, we use service providers who are strictly bound by instructions, who support us in the areas of IT or the archiving and destruction of documents and with whom a separate contract for order processing has been signed.

We do not use purely automated processing methods to make a decision (including profiling) in the application process.

 

5. Your data protection rights
You have the following rights with regard to your personal data in accordance with the relevant statutory provisions:

• Right to information (Art. 15 GDPR),
• Right to rectification or erasure (Art. 16 and Art. 17 GDPR),
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR),
• Right to object (Art. 21 GDPR),
• Right to data portability (Art. 20 GDPR); please contact our data protection officer.

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority about the processing of your personal data by us (Art. 77 GDPR). Responsible for us:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27
91522 Ansbach
Germany
Phone: +49 (0) 981 53 1300
Fax: +49 (0) 981 53 98 1300
E-mail: poststelle@lda.bayern.de

Information about your right to object according to Art. 21 GDPR
You have the right, for reasons arising from your particular situation, to object at any time to the processing of personal data concerning you on the basis of Article 6 (1) sentence 1 lit. f GDPR (data processing for the purpose of the legitimate interests pursued by the controller).

If you file an objection, we will no longer process your personal data unless we can prove compelling legitimate interests for the processing that outweigh your interests, rights and freedoms, or the processing serves to assert, exercise or defend legal claims.

You have the right to object at any time to the processing of your personal data for the purpose of direct advertising.

 

6. Topicality and change of this data protection information
This data protection information is as of September 2018 and is currently valid. We reserve the right to occasionally adapt this data protection declaration so that it always complies with the current legal requirements.